Das im März 2020 vom Bundestag beschlossene Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie ermöglicht es Vereinen, auch virtuelle Versammlungen zu veranstalten und Beschlüsse zu fassen, damit sie trotz Kontaktbeschränkungen handlungsfähig bleiben.
Um erfolgreiche digitale Gremienarbeit zu gewährleisten, bedarf es einer guten Planung und Vorbereitung. Die Aussicht, eine Verbandssitzung digital durchzuführen, löst bei einigen die Sorge aus, dieser Aufgabe technisch nicht gewachsen zu sein. Die gute Nachricht jedoch ist, dass der größte Teil der Vorbereitung und Durchführung von digitalen Verbandssitzungen oder Mitgliederversammlungen dem einer physischen Veranstaltung sehr ähnlich ist. Ob digital, hybrid oder in Präsenz – wichtig ist die gründliche inhaltliche Vorbereitung, die Einbindung aller relevanten Personen, die rechtzeitige Einladung zur Veranstaltung inklusive der Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen sowie die Planung von Wahl- und Abstimmungsprozessen, so diese notwendig sind.
Die folgende Sammlung von Materialien, Checklisten, Anleitungen und Videos soll Chöre und Chorverbänden einen Unterstützung bei der Durchführung ihrer digitalen Mitgliederversammlungen bieten. Die Materialien basieren auf reichhaltigen Erfahrungen von aktiven Mitgliedern der Chorverbandsszene und von mediale pfade, können aber gerne erweitert und angepasst werden.
Digitalwahl.org – ein Tool für Online Wahlen
Ein Meilenstein in der Durchführung von digitalen Mitgliederversammlungen ist die Eigenentwicklung eines digitalen Wahltools, welches es Vereinen und Verbänden ermöglicht, geheime und datenschutzkonforme Abstimmungen auch digital durchzuführen. Das Tool steht allen gemeinnützigen Vereinen kostenlos zur Verfügung.
Alle Informationen zum digitalen Wahltool, Anleitungen sowie die Möglichkeit der Registrierung findet ihr unter https://digitalwahl.org/
Digitale Mitgliederversammlungen
Mitgliederversammlungen dürfen aufgrund der Corona-Pandemie derzeit auch digital stattfinden. Johannes Pfeffer von ProStimme erklärt, was man beachten muss.
Musteranleitung für digitale Mitgliederversammlungen
Anleitung digitaler Verbandstag_Muster
Textbausteine_Einladung_Digitalwahl_neu
Hybride Mitgliederversammlungen
Kontakt- und Reisebeschränkungen beschleunigten die Entwicklung hybrider Veranstaltungskonzepte. Hybride Formate verbinden physische und digitale Treffen via Streaming.
Musteraufbau Livestream für hybride Veranstaltungen
Checklisten
Checklisten zur Durchführung von digitalen Treffen in Videokonferenzen
Nicht zur aufgrund des verstärkten Arbeitens im Homeoffice aufgrund der COVID19-Pandemie, sondern auch aufgrund global vernetzteren Arbeitsstrukturen und nachhaltigen Prozessen werden Arbeitstreffen, Qualifizierungsmaßnahmen oder Konferenzen verstärkt ins Netz verlegt.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Räume lassen sich unabhängig von physischen Orten und Zeit nutzen, Zugang kann theoretisch jede Person mit einem internetfähigen Endgerät und dem entsprechenden Link erhalten und Technologien ermöglichen Nachhaltung und asynchrone Konsumierung von Inhalten, Barrierearmut durch die Integration von Technologien für Übersetzungen und diverse Möglichkeiten für Kollaboration und Beteiligung.
Die Herausforderungen für die effektive und zielführende Nutzung digitaler Arbeitsumgebungen sind ebenso zahlreich – beginnend mit unzureichender digitaler Infrastruktur und Zugang zu Geräten bis hin zu fehlender Bildung bezüglich der emanzipatorischen Nutzung digitaler Räume und neuen Technologien.
Die folgenden Checklisten sollen dabei unterstützen, digitale Treffen, die über Videokonferenzplattformen abgehalten werden, effektiver und interaktiver zu machen. Es werden laufend neue Checklisten ergänzt, z.B. zu Themen wie hybriden Formaten (Kombination von physischen und digitalen Treffen) oder Optionen, wie man Videokonferenzen in unterschiedliche Räume streamen kann und wie Interaktion hergestellt werden kann.
Für Teilnehmende – Vorbereitung auf eine digitale Versammlung
https://pad.medialepfade.net/checkliste_digitale_teilnahme
für Vereine/verbände – vorbereitung einer digitalen Mitgliederversammlung
https://pad.medialepfade.net/vorbereitung_digitaler_mitgliederversammlungen
für Vereine/verbände – Rollenverteilung für digitale veranstaltungen
https://pad.medialepfade.net/Rollen-fuer-Mitgliederversammlungen
für Vereine/verbände – Welche Plattform für meine Veranstaltung?
https://pad.medialepfade.net/Plattformen-f%C3%BCr-Videokonferenzen
Für technische Moderation/Host – Schnellcheck zur Durchführung von Videokonferenzen
https://pad.medialepfade.net/technische-durchf%C3%BChrung-videokonferenzen
Für inhaltliche Moderation von Videokonferenzen – Vorbereitung
https://pad.medialepfade.net/inhaltliche-vorbereitung
Für inhaltliche Moderation von Videokonferenzen – Durchführung
https://pad.medialepfade.net/Moderation-von-Videokonferenzen
Für inhaltliche Moderation von Videokonferenzen – Warm-Ups, Check-in, Interaktion
https://pad.medialepfade.net/warmup-interaktion
Für die inhaltliche Moderation von Videokonferenzen – Nachbereitung
https://pad.medialepfade.net/Nachbereitung-einer-Videokonferenz
Für die inhaltliche Moderation von Videokonferenzen – Moderations- und Gesprächsregeln
https://pad.medialepfade.net/moderation-remotemeetings